Avrupa Sayıştay’ı tarafından 2023 mali yılı finansal verilerine yönelik yıllık rapor yayınlanmıştır. Raporda Avrupa Komisyonu tarafından yapılan denetimlere ilişkin bilgilere ver verilmiştir. Ufuk 2020 Programından 90 ve Ufuk Avrupa Programından 7 proje olmak üzere 97 projenin denetimine ilişkin sonuçlar değerlendirilmiştir. Denetlenen paydaşlardan 20’si AB Üyesinde yerleşik iken 5’i AB üyesi dışındaki ülkede yer almaktadır. Raporda yüksek enflasyon nedeniyle paydaşların bütçelerinden daha fazla bildirdiği ve bu durumun kabul edilmeyen masraflar için tampon oluşturduğu da aktarılmıştır. Ufuk 2020 Programı'nda tespit edilen hataların büyük çoğunluğunun personel giderlerinin yanlış beyan edilmesinden kaynaklandığı belirtilmiş ve aynı durumun Ufuk Avrupa Programı için de geçerli olduğu ifade edilmiştir. En sık karşılan hatalar şunlardır;
30 vakadan 22'sinde (%73) hatanın ana nedeninin Ufuk 2020 Programı için saatlik ve Ufuk Avrupa Programı için günlük ücretleri hesaplamak için belirlenen metodolojinin yanlış uygulanması olduğu ifade edilmiştir.
Ufuk 2020 Programında personel masrafı altında tespit edilen hatalar;
Daha önceki raporlarda da belirtildiği üzere, en son kapanan mali yıl için hesaplanan yıllık saatlik ücretin kullanılması gerekliliği hatalara yol açabilmektedir. Bu durum 2023 raporunda da yer almaktadır.
Yararlanıcıların bir mali yıl için saatlik ücret hesaplamak yerine, tüm raporlama dönemi veya sadece raporlama dönemini kapsayan aylar için bir ücret hesapladıkları tespit edilmiştir. Üç vakada, projelerde belli bir yüzde ile görev alacakları aktarılan kişileri için saatlik ücret hesaplamadan bu yüzdeye göre maliyet talep ettiği görülmüştür.
Ayrıca yedi vakada, doğum izni, geriye dönük maaş artışları ve uygun olmayan primler gibi uygun olmayan maliyetlerin hesaplamaya dahil edilmesi nedeniyle yanlış saatlik ücretlerin kullanıldığı tespit edilmiştir.
Ufuk Avrupa Programında personel masrafı altında tespit edilen hatalar;
Avrupa Komisyonu tarafından günlük maliyet hesabı için iki opsiyon sunulmuş olup bunlar AGA’ya göre günlük maliyet raporlama dönemi için ya tam raporlama dönemi için tek bir günlük oranın hesaplanması ya da ilgili raporlama dönemindeki ilgili aylara uygulanabilir veriler kullanılarak her takvim yılı için ayrı günlük oranların hesaplanması gibi standart bir seçeneğin olmasıdır. İki farklı opsiyonun olmasının kafa karışıklığına sebebiyet verdiği aktarılmıştır.
Denetlenen Horizon Europe Programındaki iki projede, yararlanıcıların personel maliyeti beyanlarını hesaplanan günlük oranlara dayandırmadıklarını tespit edilmiştir. Konuya ilişkin aktarılan örnekte ise; proje kapsamında full time çalışan kişinin bütün maliyeti projeye beyan edilmiş olup kayıtlara göre kişi bir yıl boyunca 208,5 gün boyunca projede çalışmıştır. 215 gün tavanının altında kaldığı için beyan edilen masraf olması gerekenden çok daha yüksek çıkmıştır.
AB tarafından finanse edilen projelerde bir kişi için bir yıl boyunca beyan edilen toplam saat sayısının, saatlik ücreti hesaplamak için kullanılan yıllık üretken saat sayısını aşmaması gerekmektedir. Ayrıca, kişinin beyan edilen masrafının ilgili kişi için kurumuna olan maliyetini de aşmaması gerekmektedir. Bu yılki raporda 8 vakada belirtilen limitlerin aşıldığı ve kişilerin kurumlarına olan maliyetlerinin üzerinden geri ödeme aldıkları tespit edilmiştir.
Personel maliyeti beyanındaki diğer hatalardan bir diğeri, proje bazlı istihdam edilen personel için zaman çizelgesi dokümanının olmaması ve proje ile ilişkili olmayan faaliyetlerin beyan edilmesi gibi sebeplerle geçerli olmayan ayların beyan edildiğinin tespitidir.
Maliyetlerin uygunluğunu yönelik temel bir koşul, bunların eylemle bağlantılı olarak ortaya çıkması ve uygulanması için gerekli olmasıdır. Talep edilen maliyetlerin bu gereksinimi karşılamadığı sekiz örnek bulunmuştur. Paydaşlar, projeyi uygulamak için gerekli olmayan seyahat ve misafirperverlik maliyetlerini, genel nitelikteki mali yönetim danışmanlık hizmetleri maliyetlerini ve hibe sözleşmesinin yalnızca sarf malzemelerine izin verdiği bir laboratuvarın yenilenmesi ve mobilyalarını beyan etmişlerdir.
Diğer maliyet kategorilerinde bulunan diğer hatalar arasında, uygun olmayan kurum içi faturalandırılmış mal ve hizmetler, gerçekleşmeyen maliyetler, eksik destekleyici belgeler ve hatalı döviz kurları yer almaktadır.
Raporda programa yeni katılanların ve KOBİ’lerin hata yapmaya daha eğilimli oldukları belirtilmiştir. Toplam örneklem içerisinde %11 verisi bulunan KOBİ’lerin hataları toplam hataların %25’ini oluşturmaktadır. 12 tane programa yeni katılan paydaş denetlenmiş olup 4’ünde hata tespit edilmiştir. Hata tespit edilen 4 paydaşın ikisi ayrıca KOBİ’dir.
Avrupa Sayıştay’ı tarafından yayınlanan raporun tamamına linkten ulaşabilişiniz. Raporda denetimle ilgili belirtilen hususlara dikkat etmenizi şiddetle önermekteyiz.
İlgili süreçlere dair tüm sorularınız için ncpfinance@tubitak.gov.tr üzerinden bizlerle iletişim kurabilirsiniz.